AKO PÍSAŤ A NEPÍSAŤ EMAILY
Emaily majte stále pod kontrolou, buďte za každú cenu diskrétna a vyvarujte sa infantilným smajlíkom. A ak šéfovi napíšete, že vás bolí hlava a neprídete, a frajerovi, že vám to v práci zhltli aj s navijákom, rozhodne nepopleťte adresy prijímateľov.
- Píšte maily stručne, dnes nikto nemá čas na dlhé litánie
- Vždy používajte diakritiku (ste asistentka šéfa, musíte doržiavať prísne etiketu písania a komunikácie)
- Email, ktorý posielate musí jednoznačne poukazovať na niečo konkrétne a adresát musí byť ten a alebo tá, ktorý o tom niečo vedia a môžu tú záležitosť riešiť
- Ak naozaj niečo na niekoho musíte poslať (a nedá sa mu zavolať alebo odbehnúť v rámci firmy), tak to adresujte len jemu a snažte sa minimalizovať okruh ďalších adresátov alebo ľudí v tzv. cc, teda tých, ktorým to ide len na vedomie
- Dbajte na to, aký máte podpis, t.j. Vaše meno, funkciu, názov firmy a ďalšie náležitosti. Aj vo veľkých firmách, kde sú na to štandardy sa to často nedoržiava. Vy by ste na to mali dbať a upozorňovať aj kolegov, ktorí to nemajú v poriadku.
- Pokiaľ Vaša firma nemá štandard pre tzv. mailový podpis, urobte pekný a profesionálny návrh, čerpajte zo vzorov na internete, alebo využite naše SOS, to Vám zaručene dá tú správnu inšpiráciu).
- Vždy dbajte na to, že ak vy alebo nejaký kolega, kolegyňa alebo aj šéf sa chystajú preč (alebo už nedajbože preč sú), musí byť nastavená informácia, že nie je prítomný a vždy musí byť uvedený náhradný kontakt, ktorý môže email vybaviť. Aj na tieto odkazy existujú profesionálne texty.
- Všetky dôležité maily si odkladajte (určite sa Vám raz zídu)
- Ak prostredníctvom emailu niekoho o niečo žiadate, tak dbajte na to, aby v texte bolo zdôraznené, že potrebujete odpoveď, kedy, kto a ako to vybaví. Šéf sa Vás určite môže opýtať, kedy konkrétna záležitosť bude vybavená a vy predsa nechcete následne volať niekomu na mobil a začať si overovať čo mail dostal, čítal atď. To je veľmi neprofesionálne. Vy ako asistentka musíte vždy o všetkom vedieť.
- Základné pravidlo je, nepoužívať firemnú adresu na komunikáciu s kamarátmi, s rodinou, ani napr. s vašou bankou, cestovnou kanceláriou a podobne.
- Nikdy nenechajte doručenú schránku bez kontroly viac ako hodinu! Emaily si pravidelne kontrolujte. Dnes je to základný nástroj komunikácie medzi zamestnancami a firmami. Ako asistentke Vám nič nesmie ujsť.
- Ako profesionálna asistentka sa vyvarujte smajlíkov a podobných vecí priamo v texte alebo aj v predmete mailu.
- Emaily neposielajte, ak to nie je naozaj dôležité (váš kolega, kolegyňa, ale aj šéf môžu dostať desiatky, niekedy stovky mailov denne!)
