AKO UROBIŤ DOBRÝ ZÁPIS Z PORADY

Dohodnite sa so šéfom, aby vám dal pokyn, ak treba niečo zapísať. Je to najjednoduchšia a zároveň najmodernejšia forma.  

• Vždy majte jasno dopredu po dohode so šéfom, či má byť zápis informatívny spolu s úlohami alebo stačí značiť len úlohy. Toto je dôležité.
• Pokiaľ musíte písať aj informácie, je to náročnejšie pre orientáciu, zachytenie kľúčových informácii.
• Pri značení len úloh je to jednoduchšie, avšak vždy, pokiaľ čo len trochu nerozumiete, sa treba priamo na porade spýtať na jasnejšiu špecifikáciu. Niekedy je dobré sa dohodnúť so šéfom ešte pred poradou, aby vám napríklad dal vždy pokyn, pokiaľ niečo v zápise potrebuje. Inak zapisovať nemusíte. Je to najjednoduchšia a najmodernejšia forma.
• Vždy myslite na to, že veľmi dôležité je poslať minimálne deň pred poradou aj zápis z poslednej porady, aby sa všetci zúčastnení vedeli adekvátne pripraviť. Je nutné, aby úlohy, ktoré sa nesplnili do termínu, aký bol určený, boli vyznačené dostatočne.

• Zápis musí byť jednoduchý, s jasnými úlohami, osoby zodpovedné za splnenie musia byť jasne špecifikované aj spolu s termínom splnenia
• Veľakrát sa stane, že napriek tomu, že porada trvá aj hodinu, neodznejú žiadne úlohy. Na konci sa preto musíte aktívne opýtať šéfa, či naozaj z porady nevyplynuli žiadne úlohy.
• Nikdy sa nesmie stať, že za jednu úlohu sú zodpovední viacerí ľudia. Vždy to musí byť jeden hlavný zodpovedný zamestnanec.

• Po skončení porady si vždy sadnite so šéfom aj na pár minút, aby Vám odsúhlasil úlohy, ktoré ste poznačila, prípadne aj dovysvetlil niektoré nejasnosti.
• Po porade je dôležité zápis všetkým zúčastneným poslať čo najskôr, najneskôr na druhý deň dopoludnia. Pred poslaním si finálnu verziu nechajte ešte odsúhlasiť vašim šéfom. Veľakrát sa tak dá predísť nedorozumeniam.
• Snažte sa, aby zápis z bežnej týždennej porady bol krátky a stručný a vždy v peknom nemennom formáte, na ktorý si šéf aj kolegovia ľahko zvyknú
• Úlohy musia byť jasné a splniteľné, často krát sa povedia na porade úlohy, ktoré sú príliš všeobecné, čiže ani by ich nemal kto priamo splniť alebo sú časovo ťažko viazané, čo znamená, že je komplikované určiť ich termín splnenia. Tomuto sa vyvarujte a kľudne na to šéfa po porade upozornite.
• Nezabudnite, že zápis z porady je vaša vizitka. Vy máte príležitosť a zároveň povinnosť ho vždy pripraviť čo najprofesionálnejšie.

 Príďte na naše kurzy do sveta najnovších trendov.            Kliknite sem