ORGANIZUJEŠ SVOJ PRVÝ MEETING?
Bola si poverená alebo sama plánuješ iniciovať stretnutie v rámci firmy a bude to tvoja premiéra?
Aj keď sa bude jednať o pútavú tému, ako napríklad, čo pripravíte pre klientov na september, nič netreba podceniť. Prečítaj si, na čo musíš myslieť, aby si to zvládla perfektne. Týchto osem kontrolných bodov ti pomôže.
- Dôkladne si premysli, čo má byť VÝSLEDOK stretnutia. Pamätaj si, že nejdete len diskutovať, ale niečo aj rozhodnúť.
- Pozvi len tých, ktorých sa téma bytostne týka. Každý ďalší kolega alebo kolegyňa, ktorí si prídu len prečítať maily vo svojom telefóne a vypijú kávu, sú BRZDOU.
- Meeting naplánuj IDEÁLNE medzi 9.30 a 11.00 alebo medzi 13.30 až 15.30 hod
- Chceš byť profesionálka, takže od začiatku sa uč na krátke stretnutia, kde sa neplytvá časom. Ideálny čas trvania je 30 minút, nanajvýš 45 minút. Je preukázané, že nikto sa nevie SÚSTREDIŤ bez prestávky dlhšie ako 30-40 minút.
- Všetci musia s pozvánkou alebo krátko po nej dostať aj AGENDU. Ideálne aj so zvýraznením, od koho sa čo očakáva pripraviť, atď.
- Pred stretnutím si musíš byť istá, aký máš SCENÁR. Či je v ňom všetko dôležité a je isté, že sa prijme rozhodnutie alebo dá jasný návrh pre ďalšie schvaľovanie na vyšších úrovniach vo firme.
- A nezabudni, že ku každému meetingu patrí káva a voda. Potom si už len stráž scenár a sleduj timing. Potrebuješ témy uzavrieť a skončiť NAČAS.
- Po stretnutí urob čo najskôr krátky zápis s vyznačením výsledku, na čom ste sa dohodli. Ak je potrebné vo veci ďalej konať, priamo na KONKRÉTNYCH ľudí v zápise priraď aj dohodnuté úlohy a dohodnutý termín pre ich vypracovanie.
Uvidíš, že to dopadne na jednotku s hviezdičkou a tvoje ďalšie stretnutia si budeš už len kozmeticky dolaďovať.
E. Mučková, foto: archív SA
