Skôr než začnete videohovor, toto by ste mali vedieť
Takmer všetky porady sa v týchto dňoch presúvajú do online prostredia, čo si vyžaduje niekoľko nových znalostí, ale aj zásad, na ktoré by sme mali vždy myslieť.
- Ak je platforma pre vás nová, vždy si ju predtým otestujte, napríklad s kamarátkou alebo kolegyňou, aby ste si boli isté, že funkcionalitu bez chyby zvládnete.
- Tak ako na bežnú poradu, ani na online meeting nemeškáte a pripájate sa presne.
- Po vstupe do live prostredia je zdvorilé všetkých pozdraviť. Ak viete, že sa hovoru zúčastňujú aj noví ľudia, pozdravíte a predstavíte sa.
- Prostredie odkiaľ voláte zvoľte neutrálne. Pozorne si skontrolujte, čo môžu ostatní počas online hovoru zazrieť na vašom pozadí.
- Miesto pre videohovor by malo byť pokojné. Nastavte si ho tak, aby sa za vašim chrbtom nezjavil napríklad člen rodiny v pyžame.
- Gestikulácia na online poradách bude pôsobiť vždy rušivo, preto zmiernite emócie a prehnanú komunikáciu s rukami.
- Váš vstup musí byť krátky.
- Rozprávajte pomalšie a zrozumiteľne.
- Dôležitý je očný kontakt, keď rozprávate, určite ho upriamte na kameru. V opačnom prípade hrozí, že ostatní stratia záujem o komunikáciu a budú robiť popri volaní iné činnosti.
- Určite nechajte bokom akékoľvek občerstvenie. Okrem negustióznych tvárových grimás vysielate dojem opovrhnutia a nezdvorilosti voči ľuďom, s ktorými ste v spojení.
- Dbajte na váš výzor a neopúšťajte sa pred ostatnými vo vyťahaných tričkách a mikinách. Ľahšia elegancia, upravené vlasy a slušivý celkový vzhľad podčiarknú vašu usilovnosť a záujem o prácu. Zároveň vzbudíte dojem, že sa na vás druhá strana môže za každých okolností spoľahnúť.
Dôležité, ak vy organizujete online poradu
- Na úvod všetkých privítajte a v skratke predstavte agendu.
- Z dôvodu maximálnej efektivity, sa odporúča pozvať max 6-8 ľudí.
- Všetci musia vopred dostať program, z ktorého je jasné, čo sa bude preberať.
- Skontrolujte si, či všetky dokumenty, ktoré budete počas hovoru s ostatnými zdielať, sú perfektne pripravené.
- Každý účastník by mal vedieť, čo je jeho úlohou – na čo sa pripraviť, čo sa bude od neho alebo od nej očakávať.
- Ten, kto vedie poradu, by ju mal aj skutočne viesť. Znamená to, že idete podľa agendy, dávate ľuďom možnosť sa vyjadriť a naopak, usmerníte tých, čo rozprávajú príliš dlho.
- Trvanie porady by malo byť ideálne 30-40 minút.
- Na záver zosumarizujte podstatné veci, spýtajte sa, či ten, kto robil zápis má všetko poznamenané.
- Poďakujte všetkým a oboznámte ľudí s ďalším termínom videohovoru.
