Výjazd ľudí niekde do príjemného prostredia je správna voľba, pokiaľ je potrebné riešiť strategické úlohy a vízie. Ako však zabezpečiť, aby boli diskusie efektívne a podarilo sa dať na papier aj niekoľko konkrétnych vecí?
Ideálne je prísť podvečer a prvú pracovnú časť naplánovať v čase od 17.30 do 18.45 hod. Tam je priestor na predstavenie zámerov stretnutia, odprezentovanie východísk a komunikácia očakávaní od stretnutia v podobe konkrétnych nápadov a riešení. Výhoda je, že ľudia dostanú základné strategické informácie v krátkom čase pri vysokej pozornosti.
 
Ráno je pre ľudí ideálny začiatok v čase od 9.30 hod, aby mali čas aspoň trochu sa pripraviť na stretnutie.
Miestnosť na míting musí byť príjemná, svetlá, s pohodlným sedením.
Po prvej hodine je dôležitá prestávka na kávu aspoň 20 minút.
Obed nepredlžujme, stačí 45 min.
Popoludňajší pracovný program by nemal trvať dlhšie ako do 16.00 hod. Ak má byť diskusia efektívna, nesmie byť dlhá. Ak je program nastavený na dve noci, je vhodné ponúknuť dvojhodinový voľný program.
Nasledujúci deň by mal byť doobeda pracovne krátky (ideálne od 9.00 do 11.00 hod).
 
 
5 najväčších chýb, ktoré ničia efektivitu porady mimo firmy
 
Veľmi dlhý pracovný program. Každý je motivovaný rozmýšľať a prinášať nápady len v kratších časových úsekoch a to je pre takúto poradu nutnosť.
Žiadny čas vyčlenený pre ľudí na súkromný oddych.
Chýba privítanie ľudí a výzva k tomu, „čo chceme na tomto mieste vymyslieť pre našu firmu“.  Každý by mal vedieť, aký môže byť aj jeho prínos a čo sa od neho očakáva.
Skorý začiatok predpoludňajšieho programu. Nikdy nezačínať pred 9.00 hod. Od ľudí potrebujeme, aby boli pozitívne nastavení, stihli sa naraňajkovať, možno sa trošku prejsť po vonku a pripraviť si pár myšlienok.
Na konci chýba jasná formulácia toho, čo sa podarilo dosiahnuť a tiež poďakovanie ľuďom za ich prínos. Príjemným gestom je priamo vyzdvihnúť osoby, ktoré sa mimoriadne zapájali do diskusií a prispeli k dosiahnutiu cieľov.
 
Katka Tichá, foto: archív SA, Shutterstock