10 NAJČASTEJŠÍCH CHÝB V MAILOCH - „AUTOREPLY“
Poď sa pozrieť, na čo si dať pozor, aby tvoja automatická odpoveď, keď nie si v práci, bola profesionálna. Aké „prešľapy“ sa vyskytujú najčastejšie?
- Práve začiatkom roka sa častokrát stáva, že dáváme ešte rok 2014.
- V odkaze nie je osoba, ktorá je kompetentná riešiť veci v tvojej neprítomnosti alebo aj je, ale nebola o tom upovedomená.
- Pozor na gramatickú správnosť a zvlášť pre texty v cudzom jazyku. Je to škoda, ale ľudia práve pri písaní, resp. aktivovaní odkazu sú málo dôslední.
- Aj keď sme preč, napríklad, len jeden deň, vyvarovať sa napísaniu slov ako dnes, resp. today. Vždy treba dať dátum.
- Určite nepoužívať neformálne výrazy ako: som na dovolenke, som ďaleko, oddychujem, mám voľno a podobne. Je neuveriteľné, čo všetko si ľudia radi do odkazu napíšu. Vždy treba myslieť na to, že ti kedykoľvek môže napísať veľmi dôležitá osoba a zanecháš veľmi zlý dojem.
- Snažiť sa už nepoužívať dnes tak frekventovanú, ale zároveň už pomerne trápnu frázu: „Budem bez prístupu k mojej mailovej schránke“ alebo „With limited access to my Inbox“. Je zbytočné upozornovať na to, že ste niekde úplne mimo. Veď tým, že máš Autoreply, tak je samozrejmé, že nevieš reagovať.
- Pozor na font písma. Ten by mal byť formálny. Žiadne boldy, farby, striedanie štýlov.
- Odkaz mať najkratší, ako sa len dá. Žiadne dlhé texty.
- Ak sa píše odkaz dvojjazyčne, čo je najčastejšie pod sebou, treba dať pozor na odlišné dátumy. V jednom sa upraví a v druhom sa zabudne.
- Zabudnutý podpis. K odkazu sa patrí pridať aj tvoj podpis, kde je celé meno, funkcia, spoločnosť a kontakt. Je to súčasť profesionálne napísaného odkazu.
(hed), foto: archív SA
